วิธีสร้างจดหมายเวียนใน Word โดยดึงแหล่งข้อมูลจาก Excel ช่วยย่นเวลาในการทำเอกสารราชการหรือจดหมายประชาสัมพันธ์ต่างๆ บนโปรแกรม Microsoft Office 365 ทั้งแบบออฟไลน์และออนไลน์
จดหมายเวียน คืออะไร
จดหมายเวียน หรือ Mail Merge เป็นแบบฟอร์มจดหมายที่สร้างไว้หลายฉบับ ซึ่งเนื้อหาในเอกสารจะเหมือนกันทุกฉบับ แต่มีข้อความบางส่วนไม่ซ้ำกัน อาทิ ข้อมูลการติดต่อ ที่อยู่ ชื่อผู้รับ หรืออีเมล โดยการทำจดหมายเวียนจะแบ่งออกเป็น 2 ส่วนหลัก ได้แก่ เอกสารสร้างด้วย Word และ แหล่งข้อมูลจาก Excel โดยนำเอกสารทั้งสองมาเชื่อมโยงข้อมูลเข้าด้วยกัน
ขั้นตอนการทำจดหมายเวียนใน Microsoft Word ก่อนอื่นให้เตรียมข้อมูลรายชื่อผู้รับที่สร้างไว้บน Excel บันทึกไฟล์เก็บไว้ในเครื่องหรืออัปโหลดไว้บน OneDrive ได้เหมือนกัน
วิธีสร้างจดหมายเวียนใน Word
เปิดแอป Word สร้างแบบฟอร์มจดหมาย โดยเว้นว่างตำแหน่งที่ต้องการใส่ข้อมูลจาก Excel ไปที่แท็บ ส่งจดหมาย คลิกที่ เริ่มจดหมายเวียน > จดหมาย ถัดจากมาให้คลิกที่ เลือกผู้รับ > ใช้รายชื่อที่มีอยู่
เลือกไฟล์ Excel ที่บันทึกข้อมูลรายชื่อไว้ กดปุ่ม เปิด จะปรากฏหน้าต่างเลือกตาราง อย่าลืม ติ๊กถูก หากมีหัวข้อคอลัมน์ในแถวแรก คลิกปุ่ม ตกลง
จากนั้นให้คลิกที่ แทรกเขตข้อมูลผสาน ระบบจะแสดงฐานข้อมูลตารางที่ดึงมาจากไฟล์ Excel อาทิ ชื่อ นามสกุล อีเมล และเบอร์ติดต่อ ตามที่เราสร้างไว้
เสร็จแล้วให้แทรกข้อมูล ชื่อ-นามสกุล ลงไปในบรรทัดที่ต้องการ โดยสามารถคลิกที่ แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ ก่อนสั่งพิมพ์ได้
การทำจดหมายเวียนในแอป Microsoft 365 เป็นความรู้พื้นฐานในชั่วโมงคอมพิวเตอร์เหมือนกับการใส่หมายเลขหน้า Word อย่างน้อยในช่วงวัยทำงานเมื่อต้องทำแบบฟอร์มจดหมายเวียนก็สามารถนำความรู้มาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์แถมช่วยประหยัดเวลาในการทำงานอีกด้วย