วิธีหาข้อมูลซ้ำกันใน Google Sheets ลบรายการที่ซ้ำออก

วิธีค้นหาข้อมูลซ้ำกันใน Google Sheets ไม่ต้องเสียเวลาเลื่อนหาทีละแถวทีละคอลัมน์ โดยการใช้สูตรกรองหาค่าและแสดงรายการที่ซ้ำกัน เพื่อตรวจสอบก่อนลบออกจากเอกสารในคลิกเดียว

การหาข้อมูลที่ซ้ำกันในเอกสาร Google Sheets เป็นเรื่องชวนปวดหัว ยิ่งมีข้อมูลหลายร้อยหลายพันรายการจะมานั่งเลื่อนหาหรือกด Ctrl + F คงไม่ใช่วิธีที่ดีนัก อีกทั้งป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นการตรวจสอบตารางข้อมูลก่อนลบรายการที่ซ้ำกันออกจึงสำคัญอย่างยิ่งเพื่อความถูกต้องและแม่นยำ

สูตรหาข้อมูลซ้ำกันใน Google Sheets แบบคอลัมน์เดียว

เริ่มต้นแบบพื้นฐานสำหรับมือใหม่ เปิดเอกสารใน Google Sheets เลือกคอลัมน์ที่จะตรวจสอบข้อมูลซ้ำกัน จากตัวอย่างทำการไฮไลต์ข้อมูลในคอลัมน์ A เพื่อดูชื่อผลไม้ที่ซ้ำกัน

คลิกที่ รูปแบบ บนเมนูบาร์ เลือก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เพื่อเปิดเครื่องมือสร้างกฏการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะปรากฏอยู่ด้านขวาของหน้าต่าง

สร้างกฏการจัดรูปแบบเซลล์ให้เลือก สูตรที่กำหนดเองคือ (Custom formula is) ป้อนสูตร =COUNTIF(A:A, A2)>1 ความหมายของสูตรนี้คือ A:A ตรวจสอบคอลัมน์ A เริ่มแถวสอง A2 คือ มังคุด นับข้อมูลที่ซ้ำกันมากกว่า 1 รายการ ซึ่งในเอกสารจะมีการไฮไลต์สีเป็นสัญลักษณ์เพื่อบอกว่ามีข้อมูลกี่รายการที่ซ้ำกัน

สูตรหาข้อมูลซ้ำกันใน Google Sheets แบบหลายคอลัมน์

การหาข้อมูลซ้ำแบบหลายๆคอลัมน์สามารถทำได้เหมือนกัน เช่น อยากตรวจสอบข้อมูลในคอลัมน์ A, B และ C พร้อมกันก็แค่ไฮไลต์ข้อมูลในคอลัมน์ ทำเหมือนกับการหาข้อมูลในคอลัมน์เดียวแต่ใช้สูตรต่างกัน

ป้อนสูตร =COUNTIF($A$2:$C$22, A2)>1 ความหมายของสูตรนี้คือ ตรวจสอบข้อมูลซ้ำในคอลัมน์ A – C จากแถวที่ 2 ถึงแถวสุดท้าย 22 เมื่อพบข้อมูลซ้ำกันให้แสดงไฮไลต์สีเป็นสัญลักษณ์

วิธีลบข้อมูลซ้ำใน Google Sheets ไม่ต้องหาให้เสียเวลา

• เปิด Google Sheets ไฮไลท์ข้อมูลในคอลัมน์
• คลิกที่ ข้อมูล (Data) บนเมนูบาร์
• เลือก การล้างข้อมูล (Data clean-up)
• คลิก นำรายการที่ซ้ำออก (Remove duplicates)

ถ้าเป็นข้อมูลทั่วไปก็สามารถใช้ฟังก์ชั่น Remove duplicates นำรายการที่ซ้ำออกได้ทันทีหรือใครจะประยุกต์ใช้ในการตรวจสอบข้อมูลก่อนแล้วค่อยจัดการลบรายการที่ซ้ำออกได้เหมือนกัน

แนะนำ: วิธีซ่อนเส้นตารางใน Google Sheets

การค้นหาข้อมูลซ้ำเป็นทักษะการจัดการข้อมูลใน Google Sheets ที่จำเป็นต้องรู้เพราะงานเอกสารยิ่งข้อมูลเยอะยิ่งต้องใช้เวลาและความรอบคอบในการตรวจสอบเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้