วิธีสร้างจดหมายเวียนใน Word โดยดึงข้อมูลจาก Excel

Google NewsFollow Us

วิธีสร้างจดหมายเวียนใน Word โดยดึงแหล่งข้อมูลจาก Excel ช่วยย่นเวลาในการทำเอกสารราชการหรือจดหมายประชาสัมพันธ์ต่างๆ บนโปรแกรม Microsoft Office 365 ทั้งแบบออฟไลน์และออนไลน์

จดหมายเวียน คืออะไร

จดหมายเวียน หรือ Mail Merge เป็นแบบฟอร์มจดหมายที่สร้างไว้หลายฉบับ ซึ่งเนื้อหาในเอกสารจะเหมือนกันทุกฉบับ แต่มีข้อความบางส่วนไม่ซ้ำกัน อาทิ ข้อมูลการติดต่อ ที่อยู่ ชื่อผู้รับ หรืออีเมล โดยการทำจดหมายเวียนจะแบ่งออกเป็น 2 ส่วนหลัก ได้แก่ เอกสารสร้างด้วย Word และ แหล่งข้อมูลจาก Excel โดยนำเอกสารทั้งสองมาเชื่อมโยงข้อมูลเข้าด้วยกัน

create mail merge in word and

ขั้นตอนการทำจดหมายเวียนใน Microsoft Word ก่อนอื่นให้เตรียมข้อมูลรายชื่อผู้รับที่สร้างไว้บน Excel บันทึกไฟล์เก็บไว้ในเครื่องหรืออัปโหลดไว้บน OneDrive ได้เหมือนกัน

วิธีสร้างจดหมายเวียนใน Word

เปิดแอป Word สร้างแบบฟอร์มจดหมาย โดยเว้นว่างตำแหน่งที่ต้องการใส่ข้อมูลจาก Excel ไปที่แท็บ ส่งจดหมาย คลิกที่ เริ่มจดหมายเวียน > จดหมาย ถัดจากมาให้คลิกที่ เลือกผู้รับ > ใช้รายชื่อที่มีอยู่

วิธีสร้างจดหมายเวียนใน Word

เลือกไฟล์ Excel ที่บันทึกข้อมูลรายชื่อไว้ กดปุ่ม เปิด จะปรากฏหน้าต่างเลือกตาราง อย่าลืม ติ๊กถูก หากมีหัวข้อคอลัมน์ในแถวแรก คลิกปุ่ม ตกลง

create mail merge in word 2

จากนั้นให้คลิกที่ แทรกเขตข้อมูลผสาน ระบบจะแสดงฐานข้อมูลตารางที่ดึงมาจากไฟล์ Excel อาทิ ชื่อ นามสกุล อีเมล และเบอร์ติดต่อ ตามที่เราสร้างไว้

create mail merge in word 3

เสร็จแล้วให้แทรกข้อมูล ชื่อ-นามสกุล ลงไปในบรรทัดที่ต้องการ โดยสามารถคลิกที่ แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ ก่อนสั่งพิมพ์ได้

การทำจดหมายเวียนในแอป Microsoft 365 เป็นความรู้พื้นฐานในชั่วโมงคอมพิวเตอร์เหมือนกับการใส่หมายเลขหน้า Word อย่างน้อยในช่วงวัยทำงานเมื่อต้องทำแบบฟอร์มจดหมายเวียนก็สามารถนำความรู้มาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์แถมช่วยประหยัดเวลาในการทำงานอีกด้วย