ส่งงานเอกสารหรือวิธีส่งไฟล์ Google Docs ทาง Email นั้นมีหลายวิธีที่สามารถทำได้ เพื่อความสะดวกในการใช้งานสามารถบันทึกและแก้ไขได้อย่างรวดเร็วทั้งผ่านเว็บเบราว์เซอร์หรือแอปพลิเคชันบนมือถือ
ปกติเวลาที่เราจะส่งอีเมลพร้อมแนบไฟล์งานเอกสารจะต้องเข้าไปที่บริการ Gmail ก่อนเสมอซึ่งเป็นวิธีที่ได้รับความนิยมและคุ้นเคยกันอย่างดี แต่ยังมีทางเลือกที่ง่ายกว่าด้วยการใช้เมนู Email ของ Google Docs กำหนดที่อยู่อีเมลปลายทาง หัวข้อ รายละเอียด หรือส่งไฟล์ไปที่อีเมลของตัวเองก็ยังได้
วิธีส่งไฟล์ Google Docs ทาง Email
ผู้ใช้บน Windows PC, Mac, Linux หรือ Chromebook เปิดเว็บไซต์ Google Docs เลือกงานเอกสารที่ต้องการส่งอีเมล
เลือกเมนู ไฟล์ (File) > อีเมล (Email) > ส่งไฟล์นี้ทางอีเมล (Email This File) จะปรากฏหน้าต่างพร้อมแบบฟอร์มให้กรอกรายละเอียดดังนี้
- Send Yourself a Copy: ส่งสำเนาให้ตัวเองในกรณีที่ต้องการให้ส่งไฟล์เอกสารไปที่อีเมลของตนเอง
- To: ที่อยู่อีเมลปลายทาง ระบุ Email address ส่งถึงใคร
- Subject: หัวเรื่อง ชื่อเอกสารที่อิงตามชื่อไฟล์ของ Google Docs สามารถเปลี่ยนได้
- Message: ข้อความ ระบุรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับเอกสารฉบับนี้
- Don’t Attach. Include Content in the Email: อย่าแนบไฟล์ ให้ใส่เนื้อหาในอีเมล หากทำเครื่องหมายถูกจะเป็นการฝังเนื้อหาลงในอีเมลแทนการแนบไฟล์ แต่ไม่แนะนำเพราะอาจทำให้เกิดปัญหาการแสดงรูปแบบเอกสารผิดเพี้ยนได้
- PDF: ไฟล์ที่ถูกส่งไปยังอีเมลปลายทางจะมีค่าเริ่มต้นเป็น .PDF แต่สามารถเลือกเปลี่ยนรูปแบบไฟล์เป็น RTF, Open Document, HTML, Microsoft Word และ Plain Text ได้
เมื่อตั้งค่าและกรอกแบบฟอร์มครบถ้วนแล้วให้กดปุ่ม ส่ง (Send) เพียงเท่านี้ไฟล์เอกสารก็จะถูกส่งไปที่อีเมลปลายทางที่ได้ระบุไว้ ผู้รับสามารถเปิดอ่านอีเมลและดาวน์โหลดไฟล์แนบหรือเปิดดูผ่านเบราว์เซอร์ได้ทันที
เคล็ดลับ แชร์ลิงก์ Google Docs ง่ายกว่า
แทนที่จะส่งไฟล์ทางอีเมลยังมีเคล็ดลับที่ง่ายกว่า นั้นคือ การแชร์ลิงก์โดยตรงของ Google Docs เพียงแค่ กดปุ่ม แชร์ ด้านมุมบนขวา เลือก รับลิงก์ ระบบจะสร้างลิงก์ให้อัตโมนัติแล้ว คัดลอกลิงก์นำไปส่งให้ทางอีเมลหรือสื่อสังคมออนไลน์ โดยสามารถกำหนดการเข้าถึงเอกสารแบบเปิดดูได้เท่านั้นหรือแก้ไขไฟล์ได้
